e-Risalah JCoP #2 – April 2015

Posted by

image001

Newsletter JCoP #2

Berita Aktiviti ECKM

Seminar Communities of Practice (CoP) JKR 2015

DSC_5845

Seminar Communities of Practice (CoP) JKR 2015 telah diadakan pada 24 Februari 2015 di Bilik Tanjung, Blok A, KKR  dan dirasmikan oleh YBhg. Dato’ Annies bin Md. Ariff, Ketua Pengarah Kerja Raya. Peserta seminar terdiri daripada pengurusan atasan, pengarah Cawangan dan JKR Negeri, CoP Task Force dan Pengurus Pengetahuan JKR.

Tujuan seminar ini adalah untuk membentangkan cadangan pengukuhan CoP dan mendapat maklumbalas daripada pengurusan atasan. Sr Roznita Othman membentangkan hasil kajian soalselidik mengenai kepenggunaan JCoP, strategi pengukuhan CoP dan tiga (3) dokumen untuk menyokong inisatif CoP, iaitu CoP Awareness Training Manual, Facilitation Guide to Cultivate CoP dan CoP Sustenance Guide, manakala  En. Khairil Hizar Md Khuzaimah membentangkan  JCoP versi 2.0.

Di akhir seminar, Ir. Hj. Mohd. Daud bin Harun, Pengarah  Kanan PROKOM menyampaikan rumusan dan ucapan penutup.

Klik untuk galeri gambar Seminar Communities of Practice (CoP) JKR 2015

 

 

Artikel Pilihan

Artikel #1: Mudahkan tugas anda dengan JPedia

image002

Mohamad Ashrulnizam

 

Kebanyakan dari kita sering mengalami kesulitan untuk laksanakan sesuatu tugas kerana ketiadaan maklumat atau pengetahuan yang diperlukan.

Staf baru atau mereka yang belum mempunyai pengetahuan mencukupi untuk laksanakan sesuatu tugas memerlukan bimbingan dan tunjuk ajar daripada mereka yang lebih berpengalaman. Walau bagaimanapun, ketua-ketua bahagian atau unit jarang-jarang dapat meluangkan masa untuk memberi coaching disebabkan oleh beban kerja lain yang mendesak.

image003

Untuk menangani isu ini, PROKOM telah memperkenalkan beberapa inisiatif Pengurusan Pengetahuan mulai 2009. Salah satu inisiatif utama adalah untuk memudahkan kandungan pengetahuan diakses oleh semua staf dengan mewujudkan satu repositori pengetahuan online yang dikenali sebagai J-pedia.

Sejak ianya diwujudkan, lebih daripada 5,000 fail yang berupa teks dan imej telah dimuat naik. Kandungan yang disediakan terdiri daripada maklumat dan pengetahuan yang dikategorikan kepada beberapa facet, iaitu WikiTAM, PMwiki, PLL wiki, Wikinotes, dsbnya.

 

Artikel #2: Document Your Project!

image004

Abdul Rahman Shamsuddin

Keeping project documentation up-to-date and accurate can be problematic for project managers. Doing documentation is time consuming and tedious. Multiple reports, charts, graphs, documents, change requests and status updates need to be maintained throughout the lifecycle of a project.

image005

Here are some tips to determine what’s worth documenting:

  • Anything that is Client-Related, e.g decisions made, meeting notes with dates, times, and attendees will help everyone recall the decision that was made and clear up any misunderstanding.
  • Legal reviews, during the project – Know the legal documentation requirements before your project begins.
  • Process documentation –do not document so much of the plan and process that you’re not actually processing
  • Changes to the Project – Ongoing updates to a project such as personnel changes or budget changes and issues that impact the overall project plan in a version controlled manner.

To align your documentation according to best practices you should:

  • Take the Time – use your calendar to schedule two to three hour blocks of uninterrupted time to think through and assemble an essential document. You need take the time to get in the zone of writing. Schedule 10-15 minute blocks in your calendar each week to review and update documentation.
  • Have the Right Level of Detail –determine the right level of documentation for the right audience to achieve the desired effect.
  • Use Smart Storage and Share with Others – the documentation needs to be easily located and accessible to others. Use your online project management system or repository to store your documents online with the project, ideally in a collaborative yet secure environment.
  • Version Control and Up-to-Date – Keep project documentation current and up-to-date and maintain version control. Automatic version control will allow you to manage this process more easily, and the consumers of your documentation will always trust they have the latest version.

Adapted from article retrieved from www.projectmanager.com

 

 

Rentetan Diskusi Pilihan

Soalan #1 Apakah kakitangan JKR bersedia dan faham peranan JKR dalam pelaksanaan projek kerajaan secara PFI/PPP?

image006

Syed Zulkarnain Shah

Merujuk kepada penstrukturan semula JKR daripada Project Based kepada Asset Based Organisation adalah bagi menerapkan Pengurusan Aset Menyeluruh (Total Asset Management). Adakah penstrukturan ini juga mengambil kira peranan JKR sebagai penasihat teknikal kerajaan dalam projek PFI/PPP? dan Apakah pendirian JKR dalam menghadapi gelombang projek PFI/PPP ini?

 

Soalan #2 Mohon jelaskan secara terperinci skop penyeliaan di tapak bina bagi sistem Cold Water & Sanitary Plumbing kerana terdapat sedikit kekeliruan di antara skop penyeliaan civil dan mekanikal.

image007

Hafizul Azim

 

Soalan #3 Apakah perbezaan Pensijilan Pengurusan Projek (3PAB) dengan Persijilan Pengurus Projek JKR?

image008

Muhammad Khudri

Apakah perbezaan Pensijilan Pengurusan Projek Awam Bersepadu (3PAB) yang dianjurkan oleh INTAN selama 1 Bulan dengan Persijilan dibawah  kompetensi Pengurusan Projek yang memerlukan pegawai JKR mengemukakan dokumen untuk dijadikan bukti. Apakah kelebihan dan kekurangan 2 Persijilan tersebut?

 

 

Penerbitan untuk mengukuhkan program Cop

image009

CoP Awareness Training Manual

 

image010

Facilitation Guide For Cultivating CoP

 

CoP Sustenance Guide

CoP Sustenance Guide


Koleksi Buku Baru di Unit Perpustakaan dan Sumber JKR

Unit Perpustakaan dan Sumber JKR telah mengeluarkan senarai buku baru yang diperolehi.

Tempahan buku boleh dibuat melalui emel kepada  jkrlib@jkr.gov.my atau talian telefon 03 26107032 / 7031 / 7034

 


Aktiviti Pembudayaan Ilmu akan datang

  • Roadshow JPedia dan JCoP untuk warga JKR WP Labuan, Labuan, 1 April 2015
  • Kursus JPedia Sesi 1/2015, Tingkat 18, Menara PJD, 15 – 16 April 2015
  • Roadshow ECKM Promotional Program JCOP & JPEDIA Zon Utara anjuran Cawangan Kejuruteraan Elektrik, Pulau Pinang, 28 April 2015

 

 

Statistik JCoP

  • Page views bagi tempoh antara 1 Januari 2015 hingga 31 Mac 2015
  • Jumlah page views = 25,089

  • image012
  • Jumlah bilangan pengguna berdaftar JCOP dari bulan Januari hingga Mac 2015image013

 

JPedia: Project Lessons Learnt

image014

Institut Kanser Negara, Putrajaya

Penerbitan  Lessons Learnt Projek Institut Kanser Negara, Putrajaya (IKN) adalah untuk berkongsi pengalaman ahli pasukan projek sepanjang pelaksanaan projek. Pengumpulan Lessons Learnt boleh dijadikan sebagai panduan dan rujukan kepada pasukan projek lain untuk memperbaiki prestasi pelaksanaan projek di masa akan datang.