Question

J-CoP boleh bantu secara segera akan kebajikan pegawai2 JKR yg melaksanakan tugas tapi menghadapi kueri2 terutama dari pelbagai2 audit.

Answer 1

Sebagai permulaan, when answering queries from Jabatan Audit, you must never use the word 'akan' without following with a specific date.

Jawapan seperti "Saya ambil maklum dan akan mengambil tindakan" cukup tidak digemari oleh Jabatan Audit Negara (JAN). Instead, beri jawapan saperti, "Tindakan akan diambil pada xx.xx.xx  [tarikh] dan akan selesai dalam tempoh X minggu/bulan/tahun".

In the first place, avoid getting any queries from JAN by making sure you do things right the first time.

Another important thing is to always DOCUMENT, DOCUMENT, DOCUMENT ALL your work, letters, discussions, notes etc as these are all evidence to support any queries raised by JAN.

Actions must be taken immediately and actions taken must be properly documented.

Comments

Tq Nik Ainon atas tips2 yg sangat relevan yg boleh dikongsi oleh semua warga JKR.

---

You are welcome. Glad to share, and by the way, it's AiNUN, not Ainon. :)

Answer 2

JCOP  boleh membantu dari segi perkongsian pengalaman dari mereka yang juga telah diaudit dengan mengutara soalan berkenaan kuiri tersebut.

Comments

TQ Hannerita. Jkr Labuan baru didatangi oleh satu pasukan Audit Negara yg telah memilih satu projek yg baru siap. Keputusan audit akan diumumkan pd jan 2014. Munkin perlu perkongsian dgn jcop akan keputusan kemudian.

Answer 3

Saya bersetuju dengan Pn. Hannerita dimana JCoP ini mampu menjadi satu platform bagi perkongsian ilmu dan pengalaman kepada pegawai dan kakitangan JKR. Seperti contoh soalan diatas iaitu tentang persoalan-persoalan yang timbul dari pelbagai jenis audit. Jadi, pengalaman mereka yang telah melalui audit ini boleh dikongsikan kepada pegawai dan kakitanan yang baru ataupun yang belum pernah melalui pengalaman audit ini di dalam JCoP.

Comments

TQ Meor. Dilain masa bolh kongsi pengalaman kami di JKR Labuan yg baru2 diaudit oleh Jabatan Ketua Audit Negara berkenaan pelaksanaan projek. Keputusannya munkin januari 2014

Answer 4

Apa yang boleh adalah dikongsi adalah  ilmu dan pengalaman dalam J-cop ini dalam bentuk proses untuk panduan bagi semua pegawai lain dalam menjalankan tugas pada masa depan dan kesalahan-kesalahan yang boleh dielakkan sahaja.

Sebagaimana yang dikatakan oleh Puan Nik Ainun adalah hitam putih atau dokumen yang diperlukan oleh kita untuk ditunjukkan kepada pihak audit kalau boleh dalam masa yang sesingkat mungkin dan kalau tidak dapat ditunjukkan itulah yang menjadi masalah.

Contoh dalam SKALA ada ditunjukkan peruntukan lulus tahun semasa adalah RM 10 juta dan pihak audit negara meminta supaya ditunjukkan surat atau sebarang dokumen bukti yang menunjukkan kelulusan peruntukan RM 10 juta tersebut.