search
Log In
16 votes
158 views
Salam Tuan,

Saya ingin mengetahui bagaimanakah sistem eCOMs in berfungsi..?? dan apakah jenis2 dokumen  yang boleh disimpan dalam sistem ini..???
in Project Management 2,020 points 3 8 9

1 Answer

13 votes
 
Best answer

En Sulaiman,

Sebenarnya saya telah terangkan apa itu eCOMs serta fungsi eCOMs dan jenis dokumen yang boleh disimpan pada soalan sebelum ini. Walaubagaimanapun saya sertakan sekali lagi penerangan mengenai eCOMs;

Enterprise Content Management (eCOMs) ialah strategi, kaedah dan tools yang digunakan untuk menangkap (capture), mengurus (manage), menyimpan (store), memelihara (preserve), dan menyampaikan(deliver) kandungan dan dokumen yang berkaitan dengan bisnes dan proses jabatan. eCOMs tools  dan strategi membenarkan pengurusan maklumat yang tidak berstruktur jabatan atau organisasi di mana sahaja maklumat tersebut berada atau wujud.

Memandangkan Organisasi atau Jabatan telah dan akan  menjana pelbagai dokumen dan maklumat dalam urusan bisnes seperti  prosedur dalaman, dokumen kontrak, manual atau nota latihan, manual pengguna, laporan penyelidikan dan pembangunan, siaran media, dokumentasi projek, bahan-bahan pemasaran, pelan strategic dan lain-lain. Semua dokumen-dokumen ini adalah nilai korporat yang amat penting kepada jabatan dan menyumbang kepada “corporate knowledge base”.

Selalunya, dokumen-dokumen ini disimpan di setiap pejabat di pelbagai lokasi, kabinet, juga dalam sistem e-mel dan juga pada  computer masing-masing. Dalam keadaan ini,  kakitangan yang terlibat  tidak pasti samada mereka bekerja pada versi dokumen yang paling terkini. Ini mengakibatkan  kerja sering berulang, tidak diketahui sumber yang betul diantara mereka, dan kadang-kadang dokumen juga hilang, rosak dan tidak dapat dikesan. Tanpa pengurusan yang berkesan, adalah amat  sukar bagi jabatan atau  organisasi untuk memanfaatkan keberkesanan kepada  sumber pengetahuan yang wujud melalui dokumen-dokumen ini.

Objektif sistem eCOMs, ianya boleh membantu mengekalkan keselamatan, auditability, membantu pengurusan atasan membuat keputusan, dokumen  konsisten, berkualiti dan sesuai kepada  semua format dokumen yang dihasilkan.

Sistem eCOMs juga merupakan penyelesaian kitaran hayat sesuatu kandungan yang efektif akan memastikan bahawa kakitangan, pelanggan dan pembekal mempunyai akses mudah kepada dokumen-dokumen yang mereka perlukan, mereka akan tahu apa yang wujud, di mana ia wujud, dan mereka boleh memastikan mereka mengakses versi terbaru.

Dan yang paling penting, jabatan atau organisasi mempunyai “audit trai”l (jejak audit) yang lengkap bagi  dokumen yang telah diakses,siapa yang akses masuk dan tarikh akses. Jabatan atau  Organisasi mempunyai kawalan ke atas semua dokumentasi, rekod lengkap semua transaksi atau urus niaga, akauntabiliti adalah terjamin dan jabatan atau organisasi mempunyai keupayaan untuk menguasai dan mengawal knowledge yang diwujudkan.

Melalui system eCOMs, dokumen elektronik ini adalah selamat diuruskan dalam repositori yang sama bagi semua kandungan yang disimpan seperti  rekod, lukisan, kandungan web. Semua kakitangan dan proses bisnes yang terlibat boleh mengakses kandungan yang mereka perlukan, tanpa mengira format atau asal-usulnya dan juga tanpa mengira lokasi tempat  mereka bekerja.

Sekian, terimakasih

Mohd Fairuz Muhamad

 

 

27,610 points 73 158 200
selected by
0
Terima Kasih Tuan..dengan maklumat yang diberikan, saya dapat memahami dengan lebih mendalam tentang sistem eCOMs ini..
0
apakah sistem yang digunakan sebagai asas bagi membangunkan sistem ecoms ini?
...