Adakah staf JKR menggunakan Google Slide, Google Spreadsheet, Google Form dan Google Docs yang boleh digunakan dalam kerja harian?

Question

Zaman IT semakin canggih dan jika dilihat makin mudah dan cepat maklumat sampai dari serata dunia. Antaranya whatapps. Tapi tahukah anda, dalam kerja-kerja harian menggunakan perisian "office" seperti MS Word, MS PowerPoint, MS Excel juga telah di tambah baik oleh pihak Google?

 

GOOGLE SPREADSHEET

Pada masa sekarang ini, saya lihat kebanyakan dari kita, apabila hendak mendapatkan sesuatu maklumat, kita menghantar satu borang menggunakan excel kepada pihak yang akan mengisi maklumat tersebut. Ia tidak menjadi masalah jika hendak mendapatkan maklumat dari satu pihak sahaja. Tetapi apabila hendak mendapatkan maklumat dari pelbagai pihak, anda perlu emal setiap pihak kemudian anda akan dapat banyak emel maklumat dari mereka, kemudian anda perlu kompilasikan semua maklumat tersebut dalam satu spreadsheet excel.

Tetapi jika anda menggunakan google spreadsheet, kerja anda menjadi mudah kerana semua pihak akan mengisi maklumat pada satu spreadsheet sahaja secara serentak. Ia dipanggil "collabration" secara realtime (online). Berikut satu contoh borang online yang anda boleh isi pada bila-bila masa secara online secara serentak beramai-ramai :- 

http://goo.gl/H4WxCU

Ia juga sangat membantu jika kita perlu sentiasa mengemaskini sesuatu spreadsheet. Jika menggunakan excel, akan terdapat banyak fail excel dan version excel sehingga kita tidak pasti yang mana satu merupakan fail excel yang terbaru. Jika menggunakan Google Sheet, kita hanya perlu update satu spreadsheet sahaja. Ia juga penting jika kita hendak melaporkan sesuatu laporan secara berkala, hanya perlu beri satu pautan(link) sahaja sepanjang tahun untuk membaca pelaporan yang sentiasa dikemaskini setiap bulan.

GOOGLE SLIDE, DOC dan FORM

Untuk google slide, doc juga sama seperti MS Powerpoint dan Word. Ia lebih baik kerana ada "feature" collabration dan "share". 

Untuk google Form pula adalah untuk membuat "survey" secara "online". 

GOOGLE DRIVE

Google Drive pula, kita boleh share folder kita kepada sesiapa sahaja. Berguna jika di dalam satu unit/cawangan ingin berkongsi fail seperti pekeliling, Surat arahan, borang-borang. Dan kelebihannya semua pengguna akan dapat lihat fail yang terkini apabila fail di dalam folder dikemaskini. Jika sebelum ini, kita berkongsi menggunakan emel, apabila ada pertukaran pekerja, pekerja baru tidak dapat emel sebelum ini tidak tahu ttg borang atau pekeliling baru di dalam unit/cawangan tersebut.

 

Sekian,

Sekadar Perkongsian.

Mohd Fahdli

Comments

saya byk gunakan ggolge drive dan goolge form utk  generate TNA form secara online. tq

Answer 1

Penggunaan cloud-based services seperti Google Drive sememangnya berpotensi melancarkan pelbagai urusan di pejabat terutamanya yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan perkongsian maklumat. Tiga elemen utama Google Drive yang menjadikan ia semakin popular adalah:

a) dokumen boleh diakses di mana sahaja - memudahkan pengguna untuk mengakses maklumat pada bila-bila masa yang diingini

b) dokumen boleh dikongsi dengan sesiapa sahaja yang berkenaan

c) dokumen boleh dikemaskini oleh sekumpulan pengguna - memudahkan proses pengumpulan dan pengemaskinian maklumat

Seperti yang dibangkitkan oleh Tn Khudri sebelum ini, isu keselamatan maklumat tidak dapat tidak perlu diberi perhatian sewajarnya apabila menggunapakai aplikasi off-the-shelf seperti Google Drive di mana kawalan keselamatan ke atas aplikasi tersebut adalah di luar bidang kawalan end user - kecuali username/password. Dan sebagaimana yang dijelaskan oleh Tn Fahdli, JKR melalui Dasar dan Garis Panduan ICT JKR Malaysia telah memperincikan langkah-langkah keselamatan yang perlu diambil oleh pengguna berkaitan pengendalian maklumat terutamanya apabila menggunakan aplikasi seperti Google Drive.

Namun demikian, saya berpendapatan isu keselamatan, kebocoran maklumat sensitif atas talian ataupun cyber attack contohnya seperti yang berlaku kepada Sony baru2 ini menunjukkan tidak ada sistem ICT yang boleh dikatakan 100% fool proof. Apa yang boleh dilakukan oleh pembangun aplikasi seperti Google Drive adalah untuk mempertingkatkan & memantapkan aspek keselamatan dari masa ke semasa.

Answer 2

Tools ini kerap diguna di bengkel CoP untuk berkongsi dokumen dan mengumpul input daripada peserta bengkel. Sememangnya tools ini amat berguna tetapi ramai masih belum tahu. Terima kasih di atas maklumat yang dikongsikan oleh tuan.

Answer 3

Sememangnya penggunaan teknologi ini banyak membantu kerja-kerja seharian yang dapat mengurangkan duplicate dokumen dan mudah untuk berkongsi dengan rakan sekerja...

Tetapi data-data tersebut terletak di luar dan sekiranya data-data sulit jugak diletakan diluar sana, sebarang kebocoran makumat tersebut tidak dapat dielakan kerana pihak JKR tidak dapat kontrol pergerakan dokumen diluar sana..

Comments

Seperti Dasar dan Garis Panduan ICT JKR Malaysia mukasurat 24, data sulit perlu di "encryption" sebelum dihantar secara elektronik. 

Tiada beza antara penggunaan Google Drive dengan emel JKR yang tuan guna setiap hari. Ini kerana server emel JKR dikendalikan oleh microsoft dan dijamin oleh microsoft emel tersebut adalah selamat. Begitu juga dengan Google Drive.

Jadi, persoalan tuan tentang sekiranya berlaku kebocoran data-data sulit bukanlah disebabkan sistem atau teknologi google drive, tetapi kerana tidak mengikut perkara 030202-Pengendalian Maklumat seperti m/s 23.

Saya bagi contoh, anda pinjam laptop seseorang untuk tulis emel menggunakan emel rasmi JKR, tetapi terlupa "sign out". Cuba bayangkan betapa banyak maklumat dalam emel anda termasuk maklumat SULIT (jika ada) yang bocor. Dan emel anda juga boleh digunakan untuk menghantar maklumat palsu.

Kesimpulan, siapa saya patut disalahkan jika maklumat sulit bocor? Salahkan emel JKR tidak selamat? Microsoft bocorkan emel anda? Untuk makluman Tuan, sistem google drive dilengkapi dengan keselamatan yang sangat tinggi. Saya cabar tuan atau upah hacker untuk dapatkan maklumat sulit yang saya tulis Google Drive. Ini pautan dokumen saya:-

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1soiqzBVyRBkWz5HshRYtVNhF5n07W1K071or0EnwZx8/edit#gid=0

Terima Kasih

---

Dan saya yakin, kebocoran maklumat lebih banyak berlaku jika JKR (agensi teknikal pembinaan) yang mengawal dokumen elektronik berbanding Microsoft @ Google.