Apakah strategi JKR dalam menghadapi Audit Negara?

Question

Audit Negara yang dijalankan kepada projek JKR kebiasaannya adalah bagi memastikan Prosedur yang dibuat oleh JKR dipatuhi oleh JKR mengikut tempoh yang telah ditetapkan oleh JKR.

Apakah strategi JKR bagi memastikan auditan ini berjalan lancar mengikut acuan JKR?

Answer 1

Prosedur biasanya ditetapkan berdasarkan amalan rutin dalam sesuatu organisasi. Adalah sukar untuk meneliti setiap proses dan cuba menyeragamkannya bagi menghasilkan suatu Prosedur Piawai yang dapat diterima pakai oleh semua dalam satu organisasi yang besar seperti JKR. Tambahan pula secara teorinya, ciri-ciri projek  adalah unik bagi setiap projek. Ini secara langsung menetapkan terdapat kesukaran untuk memuaskan semua dalam merangka prosedur yang mantap, relaven dan dapat diterima ramai.  Ini secara tidak langsung membuka ruang terhadap ketidak patuhan terhadap prosedur yang dirangka.

Usaha berterusan untuk memberi kefahaman kepada semua warga terhadap prosedur yang dirangka perlulah berterusan. Kursus-kursus yang berserta latihan simulasi perlu diperbanyakan. Pastikan setiap peringkat perkhidmatan memahami tangungjawab/peranan masig-masing dalam menuruti kehendak prosedur yang telah dirangka. Kenyataan “tak pe, bukan kena hukuman mati pun” dan lain-lain kenyataan yang serupa perlu dibuang jauh dari segenap lapisan warga JKR. Setiap warga perlu berasa kurang senang bila ditegur oleh agensi lain kerana gagal mematuhi ‘alat kawalan’ yang direka oleh kita sendiri dalam memantapkan mutu penyampai projek dan perkhidmatan JKR kepada rakyat.

Yang paling penting kita semua dalam peringkat mengeratkan kerjasama dalam usaha untuk memastikan prosedur yang dirangka dipatuhi dan seterusnya menutup ruang untuk Audit Negara menemui kesilapan. Bak kata pakar motivasi “it all is about us” , “we might bend the rules but please do not break it”…

Sekadar pandangan…. 

Comments

Terima kasih tuan atas pandangan. Antara alasan yang kerap diberikan adalah kita tidak dapat memberikan komitmen yang tinggi adalah kerana 'beban kerja' yang banyak, masa yang singkat dan kerap ditukarkan apabila telah cukup tempoh.

Answer 2

Saya telah berpeluang merasai pengalaman bersama Audit Negara bagi beberapa projek hospital. Setakat ini saya masih bernasib baik kerana tidak di hadapkan ke J/K Siasatan kerana penglibatan saya hanya semasa tempoh DLP. Saya dukacita dan simpati terhadap rakan-rakan yang telah dihadapkan ke J/K berkenaan. Saya berdoa mereka tidak dikenakan apa-apa tindakan.

Pada pengamatan saya, pihak audit telah mahir dalam mencari kesilapan JKR kerana kesilapan yang di temui hampir sama bagi sesuatu jenis projek, misalnya projek-projek hospital. Oleh itu soalan-soalan audit menjurus kepada beberapa aspek kerja, misalnya pengurusan kenderaan projek dan alatan, pemantauan kerja, lukisan as-built dan membaiki kecacatan. Soalan audit boleh berbentuk soalan terbuka hasil carian internet mereka.

Bagi menjawab soalan audit, orang yang berada di jabatan pada masa berkenaan sahaja yang akan bertungkus lumus menyediakan jawapan berpandukan rekod-rekod yang ada. Keadaan amat mencabar jika pengurusan rekod kurang baik, kakitangan terhad dan masa yang pendek di berikan oleh pihak audit.

Saya tidak mahu memberi ulasan lebih panjang berkaitan perkara diatas. Harapan saya agar pihak pengurusan memberi perhatian serius tentang masaalah ini kerana semua projek bernilai besar (contoh: hospital 100 juta) akan diaudit. Kelemahan-kelemahan yang di kenalpasti oleh audit perlu di analisa dan strategi perlu disusun agar kelemahan tersebut tidak berulang lagi.  

p/s : Ada rakan saya yang terlibat dengan projek-projek yang diaudit telah mohon untuk bersara awal.

Comments

Terima kasih tuan atas pandangan. Melalui pengamatan pihak tuan, saya simpulkan bahawa Audit Negara telah mempunyai set soalan piawai yang akan kerap ditanya apabila auditan projek JKR dijalankan.

Adakah JKR mempunyai set skema jawapan yang boleh digunapakai bagi menolong kakitangan JKR? Amat menarik sekiranya kita mempunyai satu pasukan yang dapat membantu menyelesaikan masalah audit melalui pandangan perundangan dan kontraktual.

---

Semasa berada di Syarikat Konsesi Lebuhraya Shapadu, saya juga mempunyai pengalaman di audit oleh Audit Negara dan saya telibat dalam membentangkan kos-kos penyelenggaraan Lebuhraya tersebut bagi tujuan pengesahan pendapatan/perbelanjaan mengurus lebuhraya dan pengiraan bayaran pampasan. Semasa itu kami tidak terikat dengan peraturan/pekeliling Kerajaan tetapi mereka dapat mencari kesilapan dalam prosedur kami sendiri walaupun baru seminggu mereka menyemak fail-fail kami.

Semasa di JKR Seremban, jika tidak silap, pesara juga telah dipanggil untuk menghadiri sesi temuduga audit. Namun sememangnya mereka yang tinggal (berada di pejabat) ketika itu terpaksa bertungkus lumus mencari dokumen yang dapat mempertahankan JKR.

---

Setahu saya pegawai yang telah bersara akan terlepas daripada Syor Tindakan Tatatertib oleh Jawatankuasa Siasatan (Punitif)