ADAKAH PEGAWAI DI JKR DAERAH/NEGERI PEKA TERHADAP SOP SENGGARA YANG TELAH DIBANGUNKAN?

Question

Perlukah roadshow atau memadai hanya di dalam sistem?

Answer 1

Pada pandangan saya setiap jenis SOP yang telah diwujudkan mengikut bidang tertentu pasti ada tahap kepentingannya dan sasaran pengggunaannya.

Persoalan sekarang adalah kepekaan pihak berkaitan untuk ambil kesah terhadap penerapan dan penggunaannya demi menolong dan menjaminkan supaya perkara-perkara berikut diteraskan:-

1. Kepastian terhadap proses perlaksanaannya adalah dari tatacara yang betul.
2. Mengikut amalan yang telah dibukukan dan bukanlah lagi mengikut kefahaman dan pengalaman masing-masing.
3. Supaya semua pihak yang berkaitan mengikut sistem dan proses yang saksama.
4. Penggunaan borang yang tetap dan proses merekodkan perlaksanaannya adalah jelas.
5. Menjadi bahan rujukan untuk tujuan rekod dan pengauditan.
6. Menjadi asas pengukuran untuk menilai output kerja oleh pihak yang berkaitan.
7. Menjadi platform untuk pembaharuan dan peluang untuk tingkatkan kemajuan output keesokan hari.

Maka dengan ini saya harap pihak dan agensi yang berkaitan mengambil berat terhadap amalannya memandangkan JKR merupakan agensi utama dalam alinan pembinaan dan penyenggaraan. Tambah-tambah lagi JKR telah lama kearahan membudayakan amalan kualiti penyengaraan demi memanjangkan kitaran hayat penggunaan asset kerajaan supaya mendapat pulangan nalai peruntukan yang baik.

Answer 2

Bagi setiap inisiatif, program atau dokumen baru yang dibangunkan dan digunakan di peringkat Jabatan, perlu kepada satu program change management. Ini penting bagi memastikan semua pihak yang berkenaan mengetahui mengenai kewujudannya dan tahu menggunakannya.

Antara aktiviti yang terkandung dalam program change management merangkumi sesi taklimat dan penerangan mengenai program/dokumen baru tersebut. Sesi ini perlu diadakan dengan kerap dan menyeluruh. Di samping itu, langkah promosi melalui laman web, emel dan social media perlu diberi penekanan.

Answer 3

Pada pandangan saya yang pernah menjadi kakitangan JKR Negeri, (Ketua perkhidmatan adalah SUK Negeri), sebarang SOP yang dibangunkan perlulah disertakan dengan penerangan menyeluruh secara komprehensif. Perlu difahami bahawa pegawai di daerah/negeri tidak semestinya mesra SOP JKR memandangkan ada antara mereka yang merupakan penjawat awam teknikal dari Jabatan yang lain dipindahkan secara pusingan. Jadi jika sebarang SOP dibangunkan hanya diwar-warkan dalam sistem, maka matlamat penyampaian mungkin akan tergendala.

Adakalanya beban tugas di daerah juga membataskan pegawai-pegawai ini untuk duduk dan melayari sesuatu sistem dan cuba memahaminya. Tambahan pula sesuatu ayat itu mungkin berisiko untuk ditafsirkan dalam perbagai fahaman. Tahap kefahaman terhadap mana-mana prosedur juga adalah berbeza-beza mengikut umur dan taraf pendidikan. Nak-nak lagi jika SOP tersebut dalam bahasa Inggeris. Lagi lah kabur jadinya. Malah jika ditanya fungsi borang-borang SBP pun adakalanya disalah tafsirkan. Ini terbukti bila saya berpeluang untuk mengikuti Juru Audit SPB melaksanaka audit SPB di N9 satu ketika dahulu.

Jadi pada pandangan saya, bagi mengelakkan kekeliruan dan kecelaruan terhadap mana-mana SOP, pihak berkenaan perlulah juga berusaha untuk menjalankan suatu usaha untuk menerangkan SOP tersebut kepada semua mereka di negeri atau daerah yang mana merupakan barisan hadapan penggunaan SOP tersebut.

Sekadar pandangan.